Base istituzionale per gli accordi sul trattamento dei dati.

Oggetto

L’accordo sul trattamento dei dati, quando applicabile, deve definire come NODOVOX e l’istituzione gestiscono dati tecnici, istituzionali, analitici, di contatto e di integrazione bibliografica.

Le condizioni definitive sono stabilite mediante contratto, allegato tecnico, allegato commerciale o documento specifico firmato dalle parti.

Ruoli delle parti

I ruoli giuridici di ciascuna parte devono essere definiti in base all’ambito contrattuale, alla giurisdizione applicabile e al tipo di dati coinvolti.

• istituzione contraente;
• NODOVOX come fornitore tecnologico;
• fornitori o repository integrati;
• terze parti tecniche autorizzate, se presenti.

Dati possibili

A seconda dei casi, NODOVOX può trattare:

• dati di contatto istituzionale;
• dati tecnici di sessione;
• IP tecnico per sicurezza, attribuzione istituzionale o prevenzione degli abusi;
• eventi di ricerca e utilizzo;
• metriche aggregate;
• identificatori di istituzione, fornitore o collezione;
• log di sicurezza, errore o rate limit;
• metadati bibliografici forniti da istituzioni, repository o fornitori.

Dati non richiesti per il discovery di base

Per gestire il discovery istituzionale di base, NODOVOX non richiede:

• database completi degli studenti;
• documento di identità o numero di matricola degli utenti finali;
• password istituzionali;
• credenziali del campus;
• storico accademico individuale;
• dati amministrativi interni non necessari al servizio.

Finalità

Il trattamento può avere finalità operative, tecniche, di assistenza, sicurezza, interoperabilità e misurazione istituzionale aggregata.

• gestire la piattaforma;
• integrare metadati, holdings, cataloghi, collezioni o repository;
• fornire assistenza tecnica o istituzionale;
• prevenire abusi, spam o accessi indebiti;
• generare report aggregati;
• verificare il funzionamento tecnico;
• migliorare discovery, metadati ed esperienza utente.

Segregazione e accesso

I pannelli istituzionali devono filtrare le informazioni per istituzione ed evitare l’esposizione non autorizzata di dati di altri clienti, fornitori o fonti.

L’accesso amministrativo deve essere limitato a persone autorizzate e a specifiche esigenze operative.

Sicurezza operativa

NODOVOX applica controlli per ridurre l’esposizione pubblica di documentazione interna, backup, log, dump, file di test e risorse tecniche sensibili.

Le misure specifiche possono essere ampliate mediante allegato tecnico, SLA, accordi di riservatezza o requisiti istituzionali.

Conservazione ed eliminazione

I periodi di conservazione devono essere definiti in base a finalità, assistenza, sicurezza, audit, contratto ed esigenze tecniche.

Al termine di un rapporto contrattuale, le parti possono concordare restituzione, conservazione limitata, anonimizzazione o eliminazione dei dati, secondo necessità.

Incidenti e richieste

Le segnalazioni di incidenti, le richieste di informazioni o le domande sul trattamento dei dati devono essere gestite tramite i canali istituzionali concordati.

Rapporto con altri documenti

Questo documento è integrato dall’informativa sulla privacy, dai termini di utilizzo, da cookie e sessioni, sicurezza e fiducia, SLA, contratto SaaS e allegati tecnici.